Διαχείριση μετρητών στις Πανεπιστημιακές Εκδηλώσεις

Με πανεπιστήμια που κυμαίνονται από 1.000 έως 50.000+ φοιτητές, δεν αποτελεί έκπληξη το γεγονός ότι οι πανεπιστημιουπόλεις είναι κορυφαίες ακίνητες περιουσίες για ειδικές εκδηλώσεις.

Οι πανεπιστημιουπόλεις διαθέτουν χώρους και περιοχές ειδικά σχεδιασμένους για εκδηλώσεις για την πλειοψηφία του φοιτητικού πληθυσμού. Είναι γνωστό ότι τα πανεπιστήμιαα φιλοξενούν εκατοντάδες εκδηλώσεις κατά τη διάρκεια ενός ακαδημαϊκού έτους, που κυμαίνονται σε μέγεθος και τύπο - από αθλητικές εκδηλώσεις και φοιτητικές συγκεντρώσεις έως συναυλίες και θεατρικές παραστάσεις.

ΕΙΔΙΚΕΣ ΕΚΔΗΛΩΣΕΙΣ ΣΤΙΣ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟΥΠΟΛΕΙΣ

Αυτή η συρροή κόσμου στην πανεπιστημιούπολη για αυτές τις εκδηλώσεις προκαλεί μεγάλη αύξηση μετρητών στην πανεπιστημιούπολη. Καθώς το επίπεδο ταμειακών ροών αυξάνεται, το πανεπιστήμιο γίνεται επίσης πιο ευαίσθητο σε απώλειες και κλοπές. Επιπλέον, υπάρχει υψηλός κίνδυνος για ανθρώπινο σφάλμα στη διαχείριση μετρητών και την καταμέτρηση κατά τη διάρκεια των εκδηλώσεων, καθώς και αυξημένη έκθεση σε κλοπή κατά τη μεταφορά μετρητών στην τράπεζα. Για αυτόν τον λόγο, είναι ζωτικής σημασίας να διατηρούνται όλα τα πανεπιστημιακά περιουσιακά στοιχεία ασφαλή, εξασφαλισμένα και ακριβή με αποτελεσματικές διαδικασίες διαχείρισης μετρητών σε ισχύ - από τις διαδικασίες έως την υπηρεσία εφοδιαστικής διαχείρισης μετρητών.

ΧΡΗΣΗ ΜΕΤΡΗΤΩΝ ΣΕ ΕΚΔΗΛΩΣΕΙΣ

Μια κοινή λανθασμένη αντίληψη είναι ότι τα περισσότερα άτομα που συμμετέχουν σε μια εκδήλωση θα πληρώσουν για ενοικίαση χώρων και εμπορεύματα με πιστωτική ή χρεωστική κάρτα. Ωστόσο, σύμφωνα με το Ημερολόγιο 2019 της Επιλογής Πληρωμής Καταναλωτή, τα μετρητά είναι η κυρίαρχη επιλογή πληρωμής για συναλλαγές μικρής αξίας κάτω από 10 δολάρια.

Επιπλέον, η χρήση μετρητών σε άτομα κάτω των 25 ετών έχει το υψηλότερο ποσοστό σε σχέση με οποιαδήποτε άλλη ηλικιακή ομάδα στην έκθεση, και επίσης αποτελεί την κυρίαρχη ηλικιακή ομάδα των συμμετεχόντων στις πανεπιστημιακές εκδηλώσεις. Κατά την εξέταση των δαπανών που σχετίζονται με μια εκδήλωση, οι συμμετέχοντες θα καθορίσουν τον τύπο μεθόδου πληρωμής που θέλουν να χρησιμοποιήσουν. Τα πανεπιστήμια πρέπει να λάβουν υπόψη τα ακόλουθα κατά την πρόβλεψη ταμειακών ροών κατά τη διάρκεια μιας εκδήλωσης:

• Κόστος εισιτηρίου
• Πάρκινγκ και καύσιμα
• Ενοικιάσεις χώρων
• Αναμνηστικά και διάφορα είδη για το κοινό

Τα περισσότερα άτομα θα επιλέξουν να πληρώσουν για στάθμευση, ενοικίαση χώρου και αναμνηστικά με μετρητά λόγω της χαμηλότερης αξίας αυτών των πληρωμών. Για παράδειγμα, ένας συμμετέχων θα έχει πιθανώς μετρητά για τα 15 δολάρια του πάρκινγκ, 5 δολάρια για χοτ-ντογκ και ποπ κορν και $20 δολάρια για ένα μπλουζάκι. Πολλαπλασιάστε αυτά τα έξοδα με τα εκατοντάδες ή χιλιάδες άτομα που παρευρίσκονται στην εκδήλωση για το ποσό της αναμενόμενης ταμειακής ροής. Αυτό το ποσό είναι επίσης ξεχωριστό από το ποσό των μετρητών που απαιτούνται για τις καθημερινές πανεπιστημιακές δραστηριότητες.

Οι διοικητικοί υπάλληλοι πρέπει επίσης να λάβουν υπόψη τους την ενοικίαση μεμονωμένων πάγκων, το πάρκινγκ και τους εργαζόμενους στους πάγκους που είναι σε θέση να δέχονται μόνο μετρητά. Με όλα τα πιθανά σημεία πώλησης που περιλαμβάνουν μετρητά, είναι απαραίτητο να εφαρμόζονται διαδικασίες και πολιτικές διαχείρισης μετρητών.

ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΤΗΣ ΜΕΓΑΛΗΣ ΠΟΣΟΤΗΤΑΣ ΤΩΝ ΜΕΤΡΗΤΩΝ

Λόγω της μεγάλης πομετρητών στην πανεπιστημιούπολη κατά τη διάρκεια εκδηλώσεων, ο χειρισμός και η εξασφάλιση μετρητών στην πανεπιστημιούπολη πρέπει να είναι προτεραιότητα. Εν πάση περιπτώσει, χιλιάδες δολάρια σε μετρητά μπορούν να συλλεχθούν σε γκισέ εισιτηρίων, πάγκους και καταστήματα με εμπορεύματα.

Βάσει αυτού, είναι σημαντικό να δημιουργήσετε κανονισμούς για τον τρόπο διαχείρισης και διαχείρισης των μετρητών σε όλη τη διάρκεια μιας εκδήλωσης. Ο εξορθολογισμός της διαδικασίας διαχείρισης μετρητών θα επιτρέψει τυποποιημένες διαδικασίες και λογοδοσία, καθώς και μείωση του κινδύνου κλοπής, απώλειας και ανθρώπινου σφάλματος.

Δημιουργήστε το καλύτερο πρόγραμμα για εκδηλώσεις  συνεργαζόμενοι με μια εξωτερική υπηρεσία διαχείρισης μετρητών  για να προτείνετε τις κατάλληλες λύσεις για το πανεπιστήμιο σας. Μια εξωτερική υπηρεσία διαχείρισης μετρητών θα διασφαλίζει ότι τα μετρητά σας είναι ασφαλή από κάθε άποψη, από την ασφαλή τους αποθήκευση σε μια έξυπνη θυρίδα ασφαλείας, έως την επαλήθευση και τις καταθέσεις στον λογαριασμό σας. Το να έχετε ένα πρόγραμμα θα σας προσφέρει ηρεμία γνωρίζοντας ότι τα μετρητά σας προστατεύονται.

Ξεκινήστε τη διαχείριση μετρητών από μεγάλες εκδηλώσεις στην πανεπιστημιούπολη με αυτές τις προτάσεις από το Υπουργείο Δικαιοσύνης των ΗΠΑ:

• Εντοπίστε και σημειώστε όλες τις καμπίνες συλλογής μετρητών και τους πάγκους στην κάτοψη του σταδίου.
• Βεβαιωθείτε ότι οι δυνάμεις ασφαλείας βρίσκονται κοντά σε περιοχές συλλογής μετρητών και πάγκους.
• Ζητήστε από την αστυνομία να ελέγξει τις διαδρομές που θα κάνει το προσωπικό της εκδήλωσης για να μεταφέρει μετρητά σε κεντρική τοποθεσία.
• Επιθεωρήστε διαδρομές για πιθανές ευπάθειες.
• Ζητήστε από την αστυνομία να εγκρίνει τους χρόνους παραλαβής μετρητών.
• Εξασφαλίστε την κεντρική τοποθεσία των μετρητών με την αστυνομία ή την ιδιωτική ασφάλεια.
• Αποθηκεύστε τα μετρητά σε  ασφαλές χρηματοκιβώτιο  στην κεντρική τοποθεσία μετρητών πριν μεταφερθούν στην τράπεζα.
• Παρέχετε στην αστυνομία μια γραπτή εκτίμηση του ποσού των μετρητών που θα συλλέγονται σε κάθε περίπτερο και πάγκο.
• Παρέχετε στην αστυνομία μια λίστα με ονόματα και καθήκοντα για όλο το προσωπικό που θα διαχειρίζεται μετρητά.
• Κάνετε σύμβαση με μια  υπηρεσία τεθωρακισμένου οχήματος  για να παραλάβετε τα μετρητά και να τα μεταφέρετε στην τράπεζα.

Με περισσότερα από 3.000 πανεπιστήμια σε ολόκληρη τη χώρα, διοργανώνονται συνεχώς εκδηλώσεις, φέρνοντας περισσότερα χρήματα στην πανεπιστημιούπολη. Τα πανεπιστήμια πρέπει να ζητούν προστασία περιουσιακών στοιχείων σε εκδηλώσεις και σε περιόδους μεγάλου όγκου μετρητών για να διασφαλίσουν ότι προστατεύονται τα τιμαλφή τους.

Εμπιστευτείτε τη διαχείριση μετρητών σας στην Brink's (CTA)

Εδώ και 160 χρόνια, η Brink's διαμορφώνει όλο τον συγκεκριμένο κλάδο υπηρεσιών χρηματομεταφοράς με κάτι παραπάνω από απαράμιλλη εμπειρία και καινοτομία στη διαχείριση μετρητών. Στην Brink's, ακολουθούμε μια σφαιρική προσέγγιση στις ολοκληρωμένες λύσεις μας με υλισμικό, λογισμικό και υπηρεσίες που σας βάζουν στο επίκεντρο. Επισκεφθείτε μας στο Facebook, το Twitter, το LinkedIn ή το YouTube για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την τεχνολογία, τις υπηρεσίες και τις λύσεις της Brink’s για την επιχείρησή σας.