Πώς να βελτιώσετε την ασφάλεια των εργαζομένων με τα αυτοματοποιημένα συστήματα μετρητών

Οι έμποροι λιανικής αναζητούν πάντα νέους τρόπους για τον εξορθολογισμό των λειτουργιών χωρίς να αυξάνεται το κόστος ή να θυσιάζεται η ασφάλεια. Ωστόσο, πολλές επιχειρήσεις εξακολουθούν να διαχειρίζονται τα χρήματά τους με το χέρι και είναι πολύ εξοικειωμένες με τις προκλήσεις και τους κινδύνους που εμφανίζονται λόγω της παραδοσιακής διαδικασίας διαχείρισης μετρητών.

Κάθε μέρα, οι διευθυντές και οι εργαζόμενοι περνούν αμέτρητες ώρες προετοιμασίας και καταμέτρησης των καταθέσεων, γεγονός που τους αποσπά από άλλα βασικά καθήκοντα της θέσης τους. Οι εργαζόμενοι διατρέχουν επίσης τον κίνδυνο ενδεχόμενης απώλειας κερδών μέσω λογιστικών σφαλμάτων, αποδοχής πλαστών χαρτονομισμάτων ή εσωτερικών κλοπών όταν εκτελούν εργασίες με το χέρι.

Εκτός από τις εργασίες διαχείρισης μετρητών στο κατάστημα, δαπανάται περισσότερος χρόνος και κόστος εργασίας όταν οι εργαζόμενοι κάνουν επικίνδυνες διαδρομές προς και από την τράπεζα. Κατά τη διάρκεια της ημέρας, οι διευθυντές και οι εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι εκτίθενται σε διάφορους κινδύνους, συμπεριλαμβανομένης της κλοπής. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για τους εργαζόμενους εκείνους που μεταφέρουν καταθέσεις μετρητών στο τοπικό υποκατάστημα ή επιστρέφουν με κέρματα και μικροποσά ή με κάποια μικρά ποσά για τα ταμεία τους.

Οι ιδιοκτήτες και οι διευθυντές επιχειρήσεων αντιμετωπίζουν επίσης τις προκλήσεις της λογοδοσίας των εργαζομένων με μη αυτόματες διαδικασίες διαχείρισης μετρητών. Η διοίκηση συχνά μένει να αναρωτιέται ποιος έχει πρόσβαση στα μετρητά τους και πού ακριβώς βρίσκονται τα χρήματα. Επιπλέον, δεν είναι σε θέση να συνδυάσουν ασυμφωνίες ή να παρακολουθήσουν χαμένα ή εσφαλμένα ποσά μετρητών, όπως απαιτείται.

Έχει βιώσει η επιχείρησή σας κάποια από τις παραπάνω καταστάσεις; Δεν είστε οι μόνοι.

Συνεχίστε να διαβάζετε για να δείτε πώς οι έμποροι λιανικής αυτοματοποιούν τις κοινές εργασίες διαχείρισης μετρητών για να ξεπεράσουν αυτούς τους πονοκεφάλους και να ασφαλίσουν καλύτερα τους εργαζομένους τους.

ΣΕΝΑΡΙΟ 1: ΑΥΤΟΜΑΤΟΠΟΙΗΜΕΝΕΣ ΛΥΣΕΙΣ ΣΤΑ ΣΗΜΕΙΑ ΠΩΛΗΣΗΣ

Κατά την έναρξη της εργάσιμης ημέρας, ένας ταμίας ξεκινά τη βάρδιά του με ένα αρχικό ταμείο. Στη συνέχεια, καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας, οι πωλήσεις μέσω μετρητών αυξάνουν το χρηματικό ποσό στο ταμείο. Σε μια ιδανική κατάσταση, οι διευθυντές θα μπορούσαν να περνούν και να παραλαμβάνουν όλα τα μετρητά από το ταμείο ή οι εργαζόμενοι θα μπορούσαν να καταθέτουν τα επιπλέον μετρητά σε ένα εντοιχισμένο χρηματοκιβώτιο, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι οι πελάτες θα εξακολουθούσαν να εξυπηρετούνται. Αλλά πολλές φορές σε περιβάλλοντα με γρήγορους ρυθμούς, οι διευθυντές ενδέχεται να απέχουν πολύ από το να εξυπηρετούν τους πελάτες ή οι εργαζόμενοι να μην μπορούν να απομακρυνθούν, με αποτέλεσμα τη συγκέντρωση όγκου μετρητών στα ταμεία.

Προκλήσεις:

• Τα μεγάλα ποσά μετρητών αυξάνουν τον κίνδυνο εσωτερικής κλοπής ή εσφαλμένων κερδών
• Υπάρχουν πολλαπλά σημεία επαφής και προκύπτει έλλειψη ευθύνης από το σημείο πώλησης έως το χρηματοκιβώτιο
• Οι εργαζόμενοι εκτίθενται σε κίνδυνο οποτεδήποτε μεταφέρουν μετρητά από τη μία τοποθεσία στην άλλη
• Χρόνος και εργασία δαπανώνται κατά την καταμέτρηση με το χέρι και την προετοιμασία των μετρητών για κατάθεση

Λύση: Εγκατάσταση ενός έξυπνου χρηματοκιβωτίου

Τα έξυπνα χρηματοκιβώτια έχουν σχεδιαστεί για να ενισχύουν την αποτελεσματικότητα της διαδικασίας διαχείρισης μετρητών απευθείας στο σημείο πώλησης. Με ένα έξυπνο χρηματοκιβώτιο, οι ταμίες μπορούν να καταθέσουν μετρητά απευθείας στο χρηματοκιβώτιο σε ασφαλή τοποθεσία μετά από κάθε συναλλαγή. Αυτή η λύση παρέχει μια ασφαλέστερη εναλλακτική λύση για τη μεταφορά μεγάλων χρηματικών ποσών στον χώρο φύλαξης.

Τα έξυπνα χρηματοκιβώτια αυξάνουν επίσης την υπευθυνότητα των εργαζομένων, καθώς το χρηματοκιβώτιο απαιτεί από τον υπάλληλο την εισαγωγή ενός αναγνωριστικού κωδικού πριν από κάθε κατάθεση. Αυτό επιτρέπει στους διευθυντές να παρακολουθούν όλες τις ροές καταθέσεων που πραγματοποιούνται από τους εργαζόμενους, εξαλείφοντας τη δυνατότητα εσωτερικής κλοπής.

Τέλος, ένα έξυπνο χρηματοκιβώτιο θα αυτοματοποιήσει τη διαδικασία προετοιμασίας των καταθέσεων, δίνοντας στους διευθυντές περισσότερο χρόνο να επικεντρωθούν σε βασικές εργασίες της θέσης τους. Μετά από κάθε κατάθεση, το χρηματοκιβώτιο στέλνει τα δεδομένα σε μια ασφαλή διαδικτυακή πύλη, όπου οι πελάτες μπορούν να παρακολουθούν από απόσταση τις ταμειακές τους ροές.

Χρησιμοποιώντας ένα έξυπνο χρηματοκιβώτιο, οι έμποροι λιανικής μπορούν να απολαύσουν την ηρεμία τους γνωρίζοντας ότι το καθαρό κέρδος τους ασφαλίζεται άμεσα και οι εργαζόμενοι μπορούν να παραμείνουν επικεντρωμένοι στις ευθύνες τους.

ΣΕΝΑΡΙΟ 2: ΑΝΑΘΕΣΗ ΧΡΗΜΑΤΑΠΟΣΤΟΛΩΝ ΣΕ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟ ΣΥΝΕΡΓΑΤΗ

Η μη αυτόματη διαχείριση μετρητών απαιτεί συχνά από τους διευθυντές ή άλλους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους να εγκαταλείψουν το κατάστημα και να κάνουν καταθέσεις στην τράπεζα, μερικές φορές περισσότερες από μία φορές την ημέρα.

Επιπλέον, πολλοί έμποροι λιανικής πώλησης απαιτούν να πάνε στην τράπεζα δύο υπαλλήλοι ταυτόχρονα. Αυτό το μέτρο ασφαλείας απαιτεί επιπλέον εργασία και χρόνο, που στερείται από τον χρονο της εξυπηρέτησης των πελατών, γεγονός που τελικά μπορεί να μειώσει την επίτευξη επιχειρηματικών στόχων.

Οι διευθυντές είναι επίσης υπεύθυνοι για την παραλαβή μικροποσών από την τράπεζα, όπως κέρματα ή διάφορα χαρτνομίσματα μικρής ονομαστικής αξίας. Πολλές τράπεζες χρεώνουν μια αμοιβή για την διαδικασία αλλαγής σε κέρματα ή μικροποσά, με αποτέλεσμα υψηλότερο κόστος για τον οργανισμό.

Προκλήσεις:

• Οι εργαζόμενοι εκτίθενται σε κίνδυνο κλοπής κατά τη μεταφορά μετρητών από και προς την τράπεζα
• Απαιτούνται διάφορα σημεία επαφής από το κατάστημα έως την τράπεζα
• Η πραγματοποίηση συχνών διαδρομών στην τράπεζα απαιτεί χρόνο και εργασία
• Το πρόσθετο κόστος διαφόρων τραπεζικών αμοιβών και τελών συσσωρεύεται με την πάροδο του χρόνου

Λύση: Συνεργασία με έναν αξιόπιστο πάροχο διακίνησης μετρητών και υπηρεσιών εφοδιαστικής διαχείρισης

Οι εκπαιδευμένοι επαγγελματίες ασφαλείας θα μεταφέρουν με ασφάλεια τις καταθέσεις των καταστημάτων απευθείας στην τράπεζα - εξαλείφοντας τους κινδύνους κλοπής και παρέχοντας ασφάλεια τόσο στους εργαζόμενους όσο και στα μετρητά. Τα θωρακισμένα οχήματα επίσης αυξάνουν την υπευθυνότητα διαχείρισης χρημάτων Οι φρουροί συνοδοί των θωρακισμένων οχημάτων διασφαλίζουν ότι οι καταθέσεις είναι ασφαλείς πριν φύγουν από το χώρο, απομακρύνοντας τη δυνατότητα εσωτερικής κλοπής.

Επιπλέον, η συνεργασία με έναν αξιόπιστο τεθωρακισμένο μεταφορέα χρηματαποστολών επιτρέπει στους εμπόρους λιανικής να δώσουν εντολές αλλαγής μέσω διαδικτύου ή να λαμβάνουν την παραγγελία την επόμενη εξυπηρετούμενη ημέρα. Οι έμποροι λιανικής εξοικονομούν επίσης χρήματα, καθώς το τέλος τεθωρακισμένων υπηρεσιών είναι συνήθως μικρότερο από το τέλος εντολής αλλαγής μιας τράπεζας. Επιπλέον, αυτή η ικανότητα εξαλείφει μια άλλη επικίνδυνη διαδρομή για τους διευθυντές.

Τέλος, ο πάροχος εφοδιαστικής μετρητών θα παρέχει στον πελάτη πρόσβαση σε μια ασφαλή διαδικτυακή πύλη πελατών, όπου οι διαχειριστές μπορούν να υποβάλλουν και να παρακολουθούν τις εντολές αλλαγής για οποιαδήποτε από τις τοποθεσίες τους, καθώς και να εκτελούν αναφορές για υπηρεσίες. Με πρόσθετη αποτελεσματικότητα, οι διευθυντές και οι εργαζόμενοι μπορούν να ανακατανείμουν το χρόνο που εξοικονομείται από τις συχνές διαδρομές προς την τράπεζα, καθώς και να διασφαλίζουν ότι η επιχείρησή τους λειτουργεί ομαλά και ότι αντιμετωπίζονται όλα τα αιτήματα των πελατών.

ΣΕΝΑΡΙΟ 3: ΔΙΑΔΡΑΣΤΙΚΟΙ ΠΙΝΑΚΕΣ ΑΝΑΦΟΡΑΣ

Εκτός από την πραγματοποίηση επικίνδυνων διαδρομών προς την τράπεζα, οι διευθυντές είναι επίσης υπεύθυνοι για τη διασφάλιση της άφιξης της κατάθεσης και της ολοκλήρωσής της πριν από την προθεσμία κατάθεσης στην τράπεζα. Εάν η κατάθεσή τους φτάσει πολύ αργά, δεν θα εμφανιστεί στην κατάσταση λογαριασμού τους την επόμενη ημέρα, προκαλώντας απόκλιση στις καταθέσεις.

Οι μη αυτόματες διαδικασίες δεν διαθέτουν επίσης επακριβή έγγραφη ιχνηλάτηση όλων των συναλλαγών και καταθέσεων. Ακόμα κι αν ένας έμπορος λιανικής χρησιμοποιεί σύστημα παρακολούθησης, ενδέχεται να απαιτείται να συνδεθεί σε πολλές πλατφόρμες ώστε να βρει τα απαραίτητα δεδομένα για τον συνδυασμό των αρχείων του.

Προκλήσεις:

• Η έλλειψη εγγράφων καθιστά γενικά δυσκολότερες τις αντιπαραβολές.
• Οι διευθυντές δεν είναι σε θέση να εντοπίζουν γρήγορα και να επιλύουν λογιστικά λάθη
• Οι μη ακριβείς αναφορές δεν επιτρέπουν στον οργανισμό τη δυνατότητα πρόβλεψης για τις ανάγκες σε μετρητά
• Τα δεδομένα σε πολλές τοποθεσίες δεν είναι εξορθολογισμένα ή αποτελεσματικά

Λύση: Χρήση αυτοματοποιημένων συστημάτων με δυνατότητες αναφοράς

Οι έμποροι λιανικής που χρησιμοποιούν μια υπηρεσία θωρακισμένων οχημάτων και αυτοματοποιημένα συστήματα όπως έξυπνα χρηματοκιβώτια μπορούν πλέον να έχουν πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες των καταθέσεών τους σε μία μόνο πλατφόρμα. Δεδομένου ότι η πύλη είναι διαδικτυακή, οι έμποροι λιανικής μπορούν απλώς να διαχειρίζονται τα μετρητά τους και να αποθηκεύουν τις τοποθεσίες τους από οπουδήποτε και ανά πάσα στιγμή.

Αυτή η εύκολη πρόσβαση σε αναφορές, αποδείξεις παραδόσεων και πίνακες εργαλείων σε μια κεντρική πύλη επιτρέπει στον πελάτη να επιλύσει τυχόν ασυμφωνίες στις τραπεζικές του καταστάσεις. Οι διευθυντές μπορούν τώρα να εξοικονομήσουν χρόνο και να επιστρέψουν στα βασικά καθήκοντα του ρόλου τους στο κατάστημα ώστε οι υπάλληλοι να είναι στην εργασία τους και οι πελάτες να είναι ευχαριστημένοι.

Οι έμποροι λιανικής είναι εξοικειωμένοι με τις προκλήσεις και τους κινδύνους για τους εργαζομένους τους που σχετίζονται με τις συναλλαγές με μετρητά. Ευτυχώς, οι έμποροι λιανικής δεν χρειάζεται πλέον να αντεπεξέλθουν στα βάρη χάρη στις εξελίξεις στην τεχνολογία μετρητών και στις υπηρεσίες που προσφέρουν οι εταιρείες διαχείρισης μετρητών. Οι οργανισμοί μπορούν να είναι σίγουροι, γνωρίζοντας ότι οι εργαζόμενοί τους προστατεύονται και δεν εκτίθενται σε απειλές. Και με ηρεμία, οι εργαζόμενοι μπορούν να επικεντρωθούν στα καθημερινά καθήκοντά τους αντί να κάνουν καταμέτρηση με το χέρι και να κάνουν επικίνδυνες διαδρομές προς την τράπεζα.

Εμπιστευτείτε τη διαχείριση μετρητών σας στην Brink's (CTA)

Εδώ και 160 χρόνια, η Brink's διαμορφώνει όλο τον συγκεκριμένο κλάδο υπηρεσιών χρηματομεταφοράς με κάτι παραπάνω από απαράμιλλη εμπειρία και καινοτομία στη διαχείριση μετρητών. Στην Brink's, ακολουθούμε μια σφαιρική προσέγγιση στις ολοκληρωμένες λύσεις μας με υλισμικό, λογισμικό και υπηρεσίες που σας βάζουν στο επίκεντρο. Επισκεφθείτε μας στο Facebook, το Twitter, το LinkedIn ή το YouTube για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την τεχνολογία, τις υπηρεσίες και τις λύσεις της Brink’s για την επιχείρησή σας.